I quattro processi del controllo di gestione

13 Ott
2019

Cosa associ alla parola ristorante?

Molti di noi quando pensano al ristorante non lo assimiliamo di certo ad un’industria, ma la visione che ne abbiamo è quasi sempre di artigianalità, di arte e passione.

Tutte cose che fanno parte del nostro ristorante si,

ma non le uniche.

In un mondo sempre più frenetico, sempre più connesso e con meno tempo abbiamo bisogno di “leggere” il nostro ristorante in modo analitico. Dobbiamo occuparci di gestire tutti i flussi di dati che vengono generati da diverse attività come gli ordini dei clienti al tavolo o per telefono, le prenotazioni dei tavoli, gli acquisti ai fornitori e ancora la gestione delle materie prime, i loro utilizzi e consumi, non ultimo il loro spreco.

Quanti di voi avrebbero difficoltà a modificare in maniera radicale il proprio ristorante per poter produrre più portate sia in cucina sia in sala? Non sempre infatti abbiamo la possibilità di aumentare in maniera consistente il numero dei tavoli al crescere della domanda, pertanto è necessario attuare un analisi profonda sui costi della nostra attività.

Per fare ciò abbiamo bisogno di attivare dei processi in grado di restituirci un quadro realistico in modo da poter prendere delle decisioni mirate in base ai numeri reali del nostro ristorante.

Veniamo al dunque…

Vediamo dunque quali sono i primi processi da utilizzare da oggi per far fronte al mercato odierno.


1- Acquisizione

In questa prima fase abbiamo necessità di acquisire il maggior numero di dati possibili sia in formato cartaceo sia in formato digitale.

Servono:

-i dati degli ordini dei clienti
-quanto cibo acquistiamo e consumiamo
-quali piatti vendiamo di più
– quanto ci costano

L’acquisizione sarebbe quasi impossibile senza un ottimo sistema gestionale e sul mercato ne esistono di diversi. Alla base della scelta del sistema gestionale ci deve essere un ottimo progetto che includa tutti i passaggi che si eseguono nella propria attività, la corretta formazione del personale e l’ottima messa a punto di tutti i parametri gestionali.

Infatti non ha senso acquistare un sistema gestionale e utilizzarlo come un semplice registratore, errore spesso ricorrente tra i vostri colleghi.


2- Comprensione

Una volta acquisiti un numero sufficiente di informazioni, si passa alla loro comprensione. Si fa quello che tutti conosciamo come analisi e quindi si mettono in relazione i “numeri” che arrivano dai vari comparti che compongono il nostro ristorante.

I dati di:

  • sala
  • cucina
  • magazzino
  • clienti
  • camerieri

vengono messi tutti assieme per capire quanto consuma il nostro ristorante in un determinato giorno oppure se gli ordini ai fornitori sono stati eccessivi per il numero di coperti settimanale o molto più semplicemente se il piatto che serviamo ha un giusto prezzo in relazione al costo di produzione. Non è raro trovare situazioni dove i costi di produzione e materie prime sono eccessivamente alti oppure dove il prezzo di acquisto di un prodotto ha oscillazioni di prezzo davvero esagerate.

3- Conoscenza

Attraverso i primi due passaggi abbiamo immagazzinato dati e li abbiamo compresi. Questo non ci permette però di avere una capacità tale da controllare il nostro ristorante. Infatti il dato non è l’informazione e come spesso accade, più del 70% dei dati non viene analizzato, nascondendo di fatto l’informazione che serve a noi. Un esempio banale è la suddivisione dei consumi tra pranzo e cena e l’andamento settimanale. Sapere l’ammontare dello scontrino medio per servizio ci aiuta a comprendere che tipologia di clientela siede al nostro tavolo. Con i gestionali più evoluti è estremamente semplice capire l’abbinamento preferito dai clienti e ancora, sapere se il dolce viene ordinato più dalla donna che dall’uomo.

La conoscenza di queste informazioni si potrebbe tradurre in aumento di fatturato per voi, comprendendole e utilizzandole nel modo corretto.

4- Ottimizzazione

Dopo aver acquisito, compreso e controllato tutte le informazioni derivanti dalla nostra attività, cosa possiamo fare?

Possiamo ottimizzare i processi produttivi, il servizio al tavolo e dedicarci anche all’accoglienza. Ora abbiamo talmente tanti dati che siamo in grado di stabilire gli orari di affluenza massima suddivisi per orario e giorni. Carlo, il nostro cameriere, è bravissimo a vendere più vino a pranzo rispetto a Lorena che a sua volta propone e finalizza la vendita di mix tra antipasti e altre pietanze dal menù. Usare i dati per accrescere le proprie competenze si riflette in maniera positiva agli occhi dei clienti e, indirettamente nei vostri incassi.

Ottimizzare i processi significa anche risparmiare sul gas della cucina, sulle utenze in generale o ancora non sprecare più cibo del necessario.

Per avere tutte queste informazioni è necessario sostenere dei costi iniziali come un ottimo software gestionale, un consulente che analizzi i processi aziendali e un piano strategico da redigere e mettere in atto. In molti casi, non avere informazioni ha un costo molto più elevato e soprattutto non quantificabile rispetto al sapere quanto ci costerà un software gestionale oppure al menù sbagliato o un fornitore non in linea con la nostra proposta.

E tu, ricerchi tutte le informazioni indispensabili alla crescita della tua attività?

Daniele Scano
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